課程背景


在現(xiàn)代企業(yè)面臨的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，企業(yè)對(duì)行政管理水平要求也越來(lái)越高，同時(shí)對(duì)行政管理人員的專業(yè)素質(zhì)也提出更高的要求，行政管理人員沒有受過系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)和技能的訓(xùn)練，僅憑自我認(rèn)知是無(wú)法站在全局的視野做好行政管理工作的；很多時(shí)候想為領(lǐng)導(dǎo)做得更多，卻總是被動(dòng)地顧此失彼完成一些事務(wù)性的工作，很難 “想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急”，成為領(lǐng)導(dǎo)不可或缺的得力助手；經(jīng)常聽到公司領(lǐng)導(dǎo)下屬抱怨行政管理工作不到位，而從事行政管理工作的人士，整天忙得暈頭轉(zhuǎn)向，卻只有苦勞沒有功勞，不知如何讓行政管理工作變得更有效率，更好地體現(xiàn)自己的職業(yè)價(jià)值；想快速提升自身的行政管理能力，又苦于沒有專項(xiàng)的培訓(xùn)課程；為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過二天的集中訓(xùn)練，全方位提升行政管理工作的認(rèn)知水平，快速掌握提升行政管理工的各項(xiàng)能力的方法和技巧。




課程大綱


第一部分 職業(yè)素養(yǎng)篇


一、秘書／行政助理職業(yè)特性與素質(zhì)要求
1. 秘書／助理人員的自我角色定位
① 初級(jí)秘書／助理：事務(wù)性文員
② 中級(jí)秘書／助理：事務(wù)性文員＋協(xié)助管理
③ 高級(jí)秘書／助理：獨(dú)立管理＋事務(wù)處理
★ 視頻：為什么不提拔我？
★ 現(xiàn)場(chǎng)演示：“用什么方式說話，永遠(yuǎn)比說什么更重要”
2. 優(yōu)秀秘書／助理人員的勝任素質(zhì)
① 如何提升秘書／助理人員的素質(zhì)
② 優(yōu)秀秘書與一般秘書的差異
★ 案例分析：對(duì)待崗位的三種不同觀點(diǎn)的人，命運(yùn)怎么就這么不一樣呢？
第一種人認(rèn)為：初級(jí)秘書不就是端茶倒水，接聽電話，就是個(gè)“萬(wàn)金油”角色；第二種認(rèn)為吃年輕飯，混日子；第三種可是個(gè)有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。


二、秘書／助理的職業(yè)生涯規(guī)劃
1. 什么是職業(yè)生涯規(guī)劃？
2. 為何要進(jìn)行個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃？
① 分析自我，確立人生的方向
② 準(zhǔn)確評(píng)價(jià)個(gè)人特點(diǎn)和強(qiáng)項(xiàng)，在秘書／助理的職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)揮個(gè)人優(yōu)勢(shì)
③ 看到秘書／助理職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景，提供前進(jìn)的動(dòng)力
★ 小組討論：獲得員工成長(zhǎng)與企業(yè)績(jī)效的雙贏
3. 職業(yè)生涯規(guī)劃的簡(jiǎn)單步驟
① 掌握SWOT分析工具進(jìn)行自我分析
② 運(yùn)用“5W提問”法進(jìn)行自我分析
◎ What I am? 我是什么樣的人？
◎ What I want? 我想要什么？
◎ What I can do? 我能做什么？
◎ What fit I most? 什么是最適合我？
◎ What I can choose？我能夠選擇什么？
★ 走進(jìn)實(shí)戰(zhàn)：“我的命運(yùn)我把握，我的前途我做主�！�
★ 運(yùn)用SWOT分析工具認(rèn)識(shí)自我


三、秘書／助理商務(wù)禮儀規(guī)范
1. 塑造良好的個(gè)人職場(chǎng)形象
① 著裝的TOP原則
② “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區(qū)
③ 恰當(dāng)?shù)闹�體語(yǔ)言讓自己成為一個(gè)有素養(yǎng)的人
★ 案例：為什么不錄用我，我錯(cuò)在哪呢？
2. 基本商務(wù)禮儀
辦公室禮儀／接待禮儀／電話禮儀與應(yīng)對(duì)技巧
★ 現(xiàn)場(chǎng)演示：如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信


四、辦公室5S管理
1. 5S的概念
2. 推行5S的重要性
3. 如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作
4. 長(zhǎng)期有效地推動(dòng)5S工作的注意事項(xiàng)和操作方法
★ 現(xiàn)場(chǎng)模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環(huán)境對(duì)我們有多重要，教會(huì)你5分鐘快速掌握5S技巧。


第二部分 工作技能篇


一、時(shí)間管理及工作統(tǒng)籌技巧
1. 時(shí)間管理的誤區(qū)
2. 時(shí)間管理的原則
① 目標(biāo)管理與80/20法則
② 緩急輕重的優(yōu)先管理
③ 個(gè)人時(shí)間與領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)間計(jì)劃與安排
3. 時(shí)間管理小竅門
4. 辦公室接待與電話處理
5. 上級(jí)的時(shí)間管理與安排
6. 自我情緒控制與壓力管理
7. 上司出差日程管理與工作計(jì)劃
★ 小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”
我們每個(gè)人的生命就是通過時(shí)間來(lái)計(jì)算的。如果活到70歲，你擁有25500天。每人每天都有24小時(shí)，1440分鐘，86400秒。人——倒計(jì)時(shí)，人的出生是偶然，但死亡是必然，如何管理你好你的時(shí)間，讓自己活出精彩？


二、會(huì)務(wù)組織與管理
1. 成功組織會(huì)議的技巧
2. 組織階段的工作：會(huì)前準(zhǔn)備／會(huì)中協(xié)助／會(huì)后整理
3. 會(huì)議座次安排的學(xué)問
★ 練習(xí)：小組討論：如何協(xié)助召開公司例會(huì)
★ 案例：如何應(yīng)對(duì)會(huì)議中的“漏洞”？


三、信息、文檔管理與運(yùn)用
1. 信息收集
① 信息工作的六個(gè)基本要求和三個(gè)訣竅
② 收集信息工作的三個(gè)訣竅
③ 信息的查實(shí)及傳遞
④ 信息的儲(chǔ)存與保密
2. 文檔管理
① 文檔分類及儲(chǔ)存的工作規(guī)范
② 文檔查閱及分裝的工作規(guī)范
③ 文檔銷毀及保密的工作規(guī)范
★ 案例：李秘書的返工引起的深思


四、行政公文寫作技巧與處理實(shí)務(wù)
1. 行政公文寫作的基本要求
2. 行政公文的格式
3. 常用行政公文寫作及公文格式要素范例
① 通用公文：報(bào)告／請(qǐng)示／批復(fù)／函／決定／公告／通告
② 事務(wù)公文：工作計(jì)劃／工作總結(jié)／會(huì)議紀(jì)要
③ 禮儀文書：請(qǐng)柬／介紹信／推薦信
★ 案例分享：請(qǐng)示／報(bào)告混為一體
★ 撰寫初稿練習(xí)：通知／報(bào)告／總結(jié)三種具體文體的大綱如何寫


第三部分 統(tǒng)籌管理篇


一、秘書/助理人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧
游戲?qū)�入：通過“無(wú)聲語(yǔ)言”游戲深刻體會(huì)溝通的涵義，并導(dǎo)出溝通的意義所在。
1. 成功溝通的秘訣
① 學(xué)會(huì)聆聽：不輕易打斷對(duì)方的話
② 怎樣反問：了解對(duì)方的需求
③ 如何肯定：肯定對(duì)方——微笑、點(diǎn)頭、是是是
④ 表明立場(chǎng)：拒絕的藝術(shù)
⑤ 提出解決方案：提出2-3個(gè)解決方案
★ 案例：如果是你該怎么說？——為想當(dāng)然認(rèn)為他的想法就是我的想法所付出的代價(jià)
2. 有效溝通過程及環(huán)節(jié)
① 信息發(fā)送、接收、反饋
② 有效發(fā)送的技巧
★ 現(xiàn)場(chǎng)演示：溝而不通的后果給我們帶來(lái)的啟事
3. 認(rèn)識(shí)你的溝通對(duì)象
① 與上級(jí)溝通的原則
② 與各種性格的領(lǐng)導(dǎo)打交道技巧
③ 跨部門的溝通技巧
★ 游戲：究竟是誰(shuí)的錯(cuò)？


二、行政管理人員辦公室事務(wù)管理
1. 后勤管理（前臺(tái)、車輛、食堂、清潔）
2. 辦公室設(shè)備管理（電話、傳真、復(fù)印機(jī)、電腦）
3. 員工安全和保密工作
4. 公共關(guān)系管理
★ 全景案例：某公司年度大型慶典活動(dòng)策劃始末
★ 案例：如何應(yīng)對(duì)車輛管理的“漏洞”？


三、事物性項(xiàng)目性工作的組織管理
1. 事務(wù)工作有哪些
2. 學(xué)會(huì)列事務(wù)清單
3. 用項(xiàng)目計(jì)劃管理工作
★ 沙盤演練：如何設(shè)計(jì)大型接待計(jì)劃并實(shí)施


四、課程分享：我學(xué)到了什么？