一、會(huì)務(wù)的組織工作(一)會(huì)議的基本概念
1.會(huì)議的含義及要素
*一是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會(huì)、二是指一種經(jīng)常商議并處理重要事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織。
*一類(lèi)是基本要素
*另一類(lèi)是其他要素
2.會(huì)議的類(lèi)型
1) 聯(lián)席會(huì)議2) 總結(jié)、布置工作會(huì)議3) 宣講、報(bào)告類(lèi)會(huì)議4) 規(guī)定性會(huì)議5) 預(yù)備性會(huì)議6) 表彰、獎(jiǎng)勵(lì)性會(huì)議7) 決策性會(huì)議 8) 小型會(huì)議 9 ) 中型會(huì)議 10)定期會(huì)議和不定期會(huì)議
11)專(zhuān)業(yè)會(huì)議 12)動(dòng)員、誓師會(huì)議 13)慶祝會(huì)、紀(jì)念會(huì) 14)追悼會(huì) 15)普通會(huì)議 16)座談會(huì)議 17)覽會(huì)、展覽會(huì)、商品展銷(xiāo)會(huì) 18)電視電話(huà)會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)(視頻)會(huì)議 19)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議
20)工作會(huì)議 21) 大型、特大型會(huì)議
(二)會(huì)務(wù)工作的特點(diǎn)
1.商業(yè)性
2.服務(wù)性
3.被動(dòng)性
4.事務(wù)性
5.綜合性
6.保密性
7.時(shí)間性
(三)會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容
會(huì)務(wù)工作包括會(huì)議秘書(shū)工作和會(huì)務(wù)行政事務(wù)工作。
1.會(huì)議秘書(shū)工作
(1)會(huì)前準(zhǔn)備
——確定會(huì)議是否必要。
——確定會(huì)議的目的。
——準(zhǔn)備會(huì)議流程。
——收集信息。
——會(huì)前將會(huì)議流程傳閱。
——根據(jù)要討論的問(wèn)題限定與會(huì)人員。
——在正式開(kāi)會(huì)之際,否有新的信息
(2)會(huì)中控制
——敘述會(huì)議的目的。
——核對(duì)并記錄與會(huì)者。
——根據(jù)會(huì)議流程組織會(huì)議。
——控制討論過(guò)程。
——如果討論變得復(fù)雜加以概括。
——堅(jiān)持預(yù)定的時(shí)間,不要拖延。
——在會(huì)議結(jié)束。
——視情況確定下次會(huì)議的議題和時(shí)間。
(3)會(huì)后跟進(jìn)
——會(huì)議記錄。
——根據(jù)會(huì)議,對(duì)執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
2.會(huì)務(wù)行政事務(wù)工作
會(huì)務(wù)工作中除了秘書(shū)工作外,
其余的各項(xiàng)事務(wù),
包括會(huì)場(chǎng)安排、
車(chē)輛安排、
接待安排、
住宿安排、
餐飲安排、
娛樂(lè)安排、
安保安排、
媒體安排等都屬于行政事務(wù)工作。
3.大中型會(huì)議的會(huì)務(wù)組織
(1)會(huì)務(wù)組織的4個(gè)階段:
——前期籌備階段:
——會(huì)前響應(yīng)階段:
——會(huì)務(wù)保障階段:
——會(huì)務(wù)清理階段:
(2)各階段工作任務(wù):
第一階段:前期籌備階段工作任務(wù)
主要做以下 3 方面的工作:
——草擬會(huì)議通知并及時(shí)下發(fā)到各受文部門(mén)。
——下文通知后。
——會(huì)議前 20 天。
第二階段:
會(huì)前響應(yīng)階段工作任務(wù)
——會(huì)前5天下發(fā)會(huì)議正式通知。
——會(huì)務(wù)材料準(zhǔn)備。
——會(huì)務(wù)組建與成員分工。一
——會(huì)場(chǎng)布置工作。
——吃、住、娛樂(lè)安排。
第三階段:會(huì)務(wù)保障階段工作任務(wù)
——報(bào)到接待。
◇ 事先與酒店方協(xié)調(diào),。
◇ 人員報(bào)到前。
◇ 人員報(bào)到時(shí),發(fā)放相關(guān)會(huì)議資料,并引導(dǎo)客人入住。
◇ 會(huì)議期間的茶水準(zhǔn)備。
◇ 茶歇期間準(zhǔn)備。
——就餐工作。
——文體與娛樂(lè)工作。
第四階段:會(huì)務(wù)清理階段工作任務(wù)
——參會(huì)人員返程前。
——接到入住人員退房通知后。
——撤離酒店前。
——由會(huì)務(wù)總負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)召集會(huì)務(wù)組成員召開(kāi)一次簡(jiǎn)短的會(huì)務(wù)總結(jié)會(huì)議。
二、會(huì)議接待
1. 會(huì)前準(zhǔn)備
——了解會(huì)議舉辦規(guī)格等;
——檢查燈光、音響、桌椅、空調(diào)是否完好,如有破損,及時(shí)報(bào)修;
——做好會(huì)議室內(nèi)衛(wèi)生工作;
——檢查家具是否干凈、整齊;
——根據(jù)會(huì)議要求桌子變換形式;
——根據(jù)人數(shù)擺放飲品;
——如需要條幅;
——調(diào)試投影設(shè)備;
——會(huì)議桌擺放紙和筆;
——根據(jù)會(huì)議要求擺放簽字桌;
——錄音設(shè)備;
——吸煙區(qū)”的指示牌和煙缸;
——需要屏蔽時(shí);
——如需要鮮花;
——如需要果盤(pán);
——如需要鋪?zhàn)啦迹?br />——放置姓名牌,應(yīng)提前擺放到指定座位。
2. 會(huì)前及會(huì)議中服務(wù)
——一打開(kāi)門(mén)、燈和空調(diào);
——打開(kāi)音響,播放輕音樂(lè);
——準(zhǔn)備好開(kāi)水;
——水果清洗或切好裝盤(pán),餐巾紙;
——會(huì)議開(kāi)始前30分鐘;
——簽到、資料發(fā)放;
——續(xù)水15分鐘標(biāo)準(zhǔn)服務(wù);
——客人指引吸煙區(qū)、洗手間等;
——填寫(xiě)會(huì)議使用記錄單;
——會(huì)議中間休息。
3. 會(huì)后整理
——會(huì)議結(jié)束后向客人道別;
——及時(shí)關(guān)閉設(shè)備;
——查看有無(wú)客人遺留物品。
(六)座次排列的禮儀
三、會(huì)議室常見(jiàn)布置方式
(一)布置類(lèi)型
——教室型(課桌型)
——主席臺(tái)U型
——主席臺(tái)方框形和圓形
——自助餐型
(二)會(huì)場(chǎng)座次
——小型會(huì)議
——大型會(huì)議
◇ 主席臺(tái)排座。
其一,主席團(tuán)排座其二,主持人坐席。其三,發(fā)言者席位
◇ 群眾席排座
◇ 其一,自由式擇座。
◇ 其二,按企業(yè)就座。在同一樓層排座時(shí),
◇ 兩種普遍通行的方式:
五、 高效會(huì)議管理技巧(略)
——時(shí)間成本
——場(chǎng)地成本
——準(zhǔn)備成本
——高效會(huì)議的組織
—— 會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理
——會(huì)議的頻率
—— 會(huì)議成本的計(jì)算
—— 高效會(huì)議的八大特征
——必須開(kāi)會(huì)的 “五個(gè)如果”
——成功會(huì)議的五種策略
——會(huì)議中的溝通與反饋技巧
——主持人的會(huì)議管理技巧
——如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況
四、會(huì)議文書(shū)寫(xiě)作
——會(huì)議通知
——會(huì)議紀(jì)要
——會(huì)議記錄
——邀請(qǐng)函
——請(qǐng)柬
——發(fā)言稿