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高效會議管理技巧
添加時(shí)間:2013-07-26      修改時(shí)間: 2013-07-26      課程編號:100159391
《高效會議管理技巧》課程大綱
• 會議的意義
• 會議的目的
• 會議的種類
• 會議的頻繁
• 會議成本的計(jì)算
集思廣益圖
會議的意義
• 會議是一個(gè)集思廣益的渠道
• 會議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在
• 會議是一種群體溝通的方式
會議的目的
• 開展有效的溝通
• 傳達(dá)資訊
• 監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾
• 達(dá)成協(xié)議與解決問題
• 資源共享
• 開發(fā)創(chuàng)意
• 激勵(lì)士氣
• 鞏固主管地位
達(dá)成協(xié)議與解決問題
會議的種類
會議的頻率
會議成本的計(jì)算
• 會議的時(shí)間成本
• 直接的會議成本
• 效率損失成本
第二講 會議效率不高的原因及解決方案
• 會議效率不高的原因及預(yù)防性管理
• 高效會議的八大特征
• 會議規(guī)范
高效會議的預(yù)防性管理(二)
5.參會者要有聽的技能
6.要充分作好準(zhǔn)備工作
7.明確開會原因及目的
高效會議的八大特征
• 只有必要時(shí)才召集
• 好好籌劃過
• 擬訂和分發(fā)了議程表
• 遵守時(shí)間
• 一切按部就班
• 請了最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席
• 作出了評論和歸納
• 記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人
會議規(guī)范種類
• 時(shí)間安排方面的規(guī)范
• 固定的會議流程規(guī)范
• 會議本身要遵守的規(guī)則
固定的會議流程規(guī)范
會議本身要遵守的規(guī)則(一)
1.參會者要將工作安排交給會議主席
2.超過1小時(shí)的會議要有書面的通知
3.所有參會者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)
4.會議要能準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束
5.負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任
會議本身要遵守的規(guī)則(二)
6.在會上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)
7.要有人提出不同的意見
8.會后要能拿到書面的記錄
9.參會者要履行反饋職責(zé)
10.要請第三方監(jiān)控會議質(zhì)量
第三講 開會前的準(zhǔn)備工作
• 是否要開會
• 準(zhǔn)備工作的作用
• 1H5W
• 準(zhǔn)備工作核對單
• 主持人的準(zhǔn)備工作
準(zhǔn)備工作的作用
• 選擇最恰當(dāng)?shù)倪x擇方式
• 使參會者能對討論有清楚的方向可循
• 清楚的告知參會者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)
• 節(jié)省時(shí)間與減少沖突
會議準(zhǔn)備的5W1H法
主持人的4個(gè)準(zhǔn)備
設(shè)定溝通目標(biāo)
制訂行動(dòng)計(jì)劃
預(yù)備可能的爭執(zhí)
進(jìn)行SWOT分析
SWOT分析
第四講 成功會議的五種策略
如何做開場白
• 定義:3~5分鐘的談話,系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。
• 內(nèi)容:開會目的,時(shí)間安排,議事方式,紀(jì)律規(guī)則等。
• 程序:
• 概觀會議進(jìn)行程序;
• 提供與會議有關(guān)的資訊;
• 規(guī)范議程;
• 指定會議記錄者;
• 征求對議程設(shè)計(jì)的意見。
如何分配發(fā)言時(shí)間
v 主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在20%要盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會均等;盡量開成一種互動(dòng)的會議氛圍。
如何掌握議事進(jìn)度
• 語言方式
• 非語言方式
如何達(dá)成決議—決策方式
彼德·德魯克決議法:
• 用足夠多的時(shí)間檢視困難所在,并是參會者達(dá)成共識
• 列舉或圖示各提案并開始討論
• 客觀比較各提案的優(yōu)劣,避免意氣之爭
• 估計(jì)各提案之獲益律
• 估計(jì)有無采集更多參考資料的需要
• 征求反對意見
• 以中立角度檢視正反意見
• 尋求與會者對各題案之認(rèn)同
• 對提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié)
• 確認(rèn)議事結(jié)果
• 組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。
4種群體決策
4種團(tuán)隊(duì)決策法
Ø 頭腦風(fēng)暴法
Ø 德爾菲法
Ø 思路轉(zhuǎn)換法
Ø 易地思考法
第五講 會議中的溝通與反饋技巧
v 會議中的溝通
v 會議中的反饋技巧
溝通的漏斗
溝通的定義
溝通金三角
溝通的冰山模式
有效溝通原則
Ø 有明確的溝通目標(biāo)
Ø 有明確的時(shí)間約束
Ø 重視每一個(gè)細(xì)節(jié)
Ø 積極傾聽
Ø 努力達(dá)成目標(biāo)
造成溝通困難的因素
• 缺乏自信,主要因?yàn)橹R和信息掌握不夠
• 重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條理不清
• 不能積極聆聽,有偏見,先入為主,判斷錯(cuò)誤
• 按自己的思路思考,忽略他人的需求
• 失去耐心,造成爭執(zhí)
• 準(zhǔn)備不充分,沒有慎重思考就發(fā)表意見
• 時(shí)間不充分
• 情緒不好
• 語言不通
• 大腦過濾
• 記憶力差
如何建立信任
v 找共同點(diǎn)
v 適當(dāng)展示自己的能力和水平
v 適當(dāng)暴露自己脆弱的地方
v 不必說出所有的真相
會議中的反饋技巧
批評三部曲
第六講 主持人的會議管理技巧
v 傾聽的技巧
v 實(shí)際的說話技巧
傾聽 是暫時(shí)忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容,與他一起去體驗(yàn),感受整個(gè)過程。這是一種管理技巧,可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。
傾聽的禮節(jié)
v 聽聽別人的故事
v 聽聽別人完整的故事
v 先聽聽別人完整的故事
傾聽的技巧
v 點(diǎn)頭且微笑
v 眼神的接觸
v 發(fā)出傾聽的聲音
v 身體向前傾
v 重復(fù)和總結(jié)
v 必要時(shí)做記錄
傾聽的誤區(qū)
v 別人說話時(shí)你在想你自己的事
v 邊聽邊與自己的不同觀點(diǎn)比較
v 經(jīng)常打斷別人的談話
v 為演講者結(jié)束他的演講
v 忽略過程只要結(jié)果
v 僅聽自己想聽或愿聽的東西
v 精力不集中,易被其他東西干擾
表達(dá)感受的兩句話
說話技巧
v 展示
v 探詢
v 評論
v 建立
v 測試?yán)斫馇闆r
第七講 如何對待會議中的意外情況
v 與“cicada蟬”相遇
v 與“shark鯊魚”相遇
v 與“donkey驢”相遇
v 遭遇“rabbit tracking兔子般追蹤”
v 與“crab螃蟹(跑題者)”相遇
與“cicada蟬”相遇
v 講故事(和討論的主題無關(guān))
v 講了很長才進(jìn)入主題
v 講的太模糊,沒有具體事例
v 拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)
對于“cicada蟬”的解決
v 可用話語或非語言的暗示
v 事先提醒關(guān)于會議的程序和時(shí)間限制
v 用總結(jié)的方式結(jié)束
與“shark鯊魚”相遇
v 有攻擊別人的傾向
v 總是給予消極的、否定的意見
對付“shark鯊魚”型發(fā)言者的辦法
• 非語言性打斷
• 重申會議規(guī)范
• 反問法
與“donkey驢”相遇
v 過于敏感
v 防衛(wèi)性很強(qiáng),心中有面墻
v 不能站在別人的立場看問題
對付“donkey驢”型發(fā)言者的辦法
Ø 點(diǎn)名發(fā)言
Ø 重復(fù)問題
Ø 突出他的貢獻(xiàn)
遭遇“rabbit tracking兔子般追蹤”
v 質(zhì)疑正在使用的程序
v 總是提議不同的程序或建議
v 解決的方法:
1.肯定他的貢獻(xiàn)
2.重申可以試用現(xiàn)在的程序
與“crab螃蟹(跑題者)”相遇
v 開會的同時(shí)一并做別的工作
v 私自進(jìn)入小團(tuán)體討論
v 時(shí)常接電話
v 瞌睡
v 其他:以筆敲桌,背對發(fā)言者,故意看別處等
對“crab螃蟹”型發(fā)言者的辦法
• 強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力
• 重申會議規(guī)范
• 帶入別人
• 短暫沉默
第八講 主持人與參會者的守則與責(zé)任
v 主持人的守則與責(zé)任
v 參會者的守則與責(zé)任
v 如何處理會議中的沖突
主持人的守則與責(zé)任
v 營造和諧氣氛
v 按照議程進(jìn)行
v 正確討論總結(jié)內(nèi)容
v 引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言
v 幫助參會者理清不假思索的想法
v 尊重別人,避免會中意見一邊倒的情況
v 減少與議題無關(guān)的爭辯和討論
v 保證中立態(tài)度
主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)
v 聽完陳述后,就沒詞了
v 向雙方之一表示贊同
v 阻止對方宣泄,建議雙方冷靜下來后再談
v 認(rèn)為雙方都有錯(cuò)誤,指出兩者各自存在的問題
v 建議舉行一個(gè)你可能不是主持人的求借方法會議
v 引導(dǎo)雙方攻擊你
v 縮小問題的嚴(yán)重性
v 換話題
v 當(dāng)雙方爭執(zhí)時(shí),表達(dá)不愉快的情緒
參會者的守則和責(zé)任
v 會前充分準(zhǔn)備
v 會中全情投入,貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見
v 以解決問題為己任
v 開放的心態(tài),摒除部門之見
v 盡可能多的獲取信息
v 耐心聆聽,尊重他人的意見
v 勇于發(fā)言,言之有物
v 不隱善揚(yáng)惡,不人身攻擊
v 避免不當(dāng)?shù)闹w語言
v 會后總結(jié)
如何處理會議中的沖突
第九講 會議記錄
v 會議記錄者的功能
v 誰能勝任會議記錄者
v 對會議記錄的10大建議
會議記錄者的功能
v 僅次于主持人
v 記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的 順序
v 協(xié)助主持人總結(jié)與歸納
會議記錄者的才能
v 反應(yīng)快
v 寫字快
v 知識面廣
v 記憶力特別強(qiáng)
v 組織能力強(qiáng)
v 傾聽能力強(qiáng)
v 總結(jié)能力強(qiáng)
會議記錄的10大建議
團(tuán)隊(duì)會議的誤區(qū)
社會性懈怠
團(tuán)體思維
團(tuán)體極化
第十講 會后跟進(jìn)
v 作參為者的會后跟進(jìn)
v 作為主持人的會后跟進(jìn)
v 自我評定
v 怎樣提高下次會議的質(zhì)量
v 關(guān)于習(xí)慣
參會者會后跟進(jìn)的內(nèi)容
v 拿到會議記錄以后要細(xì)讀
v 分析不同參會者的眾生相
v 考慮自己任務(wù)的完成方法
v 會議是一項(xiàng)新任務(wù)的開始
主持人的會后跟進(jìn)
• 請大家填寫會議評估表
• 針對意見做出改進(jìn)措施
• 詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事
• 制定跟進(jìn)計(jì)劃,負(fù)責(zé)跟進(jìn)
• 如有需要找高層協(xié)助
• 如計(jì)劃進(jìn)行順利,取消下次會議
• 會議之后檢討得失
主持人會后自我評定問卷(一)
• 在開會中有沒有人誤解過我的意思?
• 我有沒有在別人談話時(shí)跳到其他話題?
• 有沒有在會前讓員工了解會議的內(nèi)容?
• 面對別人說話的時(shí)候是不是很緊張?
主持人會后自我評定問卷(二)
• 是否遇到只有主持人說話而沒人參與?
• 談話結(jié)束后是否確認(rèn)別人明白了你的意思?
• 在分派工作時(shí)大家是否都看著我而不提問
• 總會把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎?
• 是否提前考慮把復(fù)雜的問題用平易近人的方法表達(dá)出來?
• 是否會在會議結(jié)束時(shí)問大家還有什么問題嗎
提高下次會議質(zhì)量
v 只有必要時(shí)才開會
v 會前要做準(zhǔn)備
v 事先頒發(fā)議程
v 準(zhǔn)時(shí)開會準(zhǔn)時(shí)結(jié)束
v 有意識把握會議的方向
v 注意力集中在政策和行動(dòng)上
v 會議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論
v 會議成功只有用結(jié)果衡量
v 強(qiáng)調(diào)實(shí)施所有的決定
v 鼓勵(lì)沉默的人發(fā)言,闡明糊涂的觀點(diǎn),刪除重復(fù)的話題
改變舊時(shí)的習(xí)慣
v 寫下想改變的習(xí)慣
v 寫下你的目標(biāo)
v 列出習(xí)慣帶來的問題
v 列出改變習(xí)慣的好處
v 獎(jiǎng)勵(lì)自己
v 堅(jiān)持21天
v 回顧新的習(xí)慣行為

《高效會議管理技巧》所屬分類
特色課程

《高效會議管理技巧》所屬專題
高效會議管理培訓(xùn)、
《高效會議管理技巧》內(nèi)訓(xùn)服務(wù)流程
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培訓(xùn)顧問需求調(diào)研

溝通確認(rèn)內(nèi)訓(xùn)方案

簽訂協(xié)議

內(nèi)訓(xùn)執(zhí)行

課后回訪

我們的優(yōu)勢
1.海量課程及專業(yè)師資為您提供全方位的選擇
我們擁有2000多位資深培訓(xùn)師、近3萬的內(nèi)訓(xùn)課方案供客戶選擇
2.量身定做
選定初步的內(nèi)訓(xùn)方案后,我們的培訓(xùn)師將針對客戶的每一獨(dú)特點(diǎn),對授課方案進(jìn)行調(diào)整
3.培訓(xùn)方式靈活多樣
靈活的運(yùn)用傳統(tǒng)的課堂培訓(xùn)、案例討論、角色扮演以及新興的體驗(yàn)式拓展培訓(xùn),在職工作輔導(dǎo)培訓(xùn)等培訓(xùn)手段
4.咨詢式培訓(xùn)
運(yùn)用管理咨詢的工作方法,從顧問的角度了解企業(yè),再以培訓(xùn)顧問的角度設(shè)計(jì)課程,解決實(shí)際問題,實(shí)現(xiàn)高度針對性和實(shí)用性
6.以點(diǎn)帶面
通過對客戶培訓(xùn)需求的深層次分析和企業(yè)實(shí)際狀況的了解,制定切合實(shí)際的培訓(xùn)計(jì)劃,將管理培訓(xùn)與企業(yè)實(shí)際運(yùn)作結(jié)合起來發(fā)揮培訓(xùn)最佳作用
7.客戶導(dǎo)向
培訓(xùn)內(nèi)容緊湊實(shí)用,替企業(yè)節(jié)省培訓(xùn)時(shí)間和成本并提高培訓(xùn)效率
8.全程跟進(jìn)
為了達(dá)到培訓(xùn)的預(yù)期價(jià)值,我們運(yùn)用多種有效的培訓(xùn)效果評估工具進(jìn)行培訓(xùn)效果的評估,并實(shí)時(shí)跟進(jìn)培訓(xùn)改進(jìn)
授課培訓(xùn)師楊悅瀾老師簡介
楊悅瀾
楊悅瀾
事成企管首席HR管理教練、高級人力資源管理師講師、人力資本圈創(chuàng)始人,悅瀾HR學(xué)院院長
全國多家咨詢公司合伙人兼高級咨詢顧問、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、高級講師
曾在多家企業(yè)集團(tuán)及上市公司任企業(yè)培訓(xùn)經(jīng)理、人力資源經(jīng)理、副總等職務(wù)
國際人力資源管理碩士、復(fù)旦大學(xué)MBA研修
曾師從華人成功學(xué)大師陳安之、心理學(xué)潛能大師安東尼羅賓斯、亞洲快嘴張錦貴、神經(jīng)語言學(xué)尚致勝、世界行銷大師杰亞伯拉罕等頂尖大師,同時(shí)對快速提升學(xué)習(xí)力、快速閱讀力有一定的研究和授課。

培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn):10多年企業(yè)工作經(jīng)驗(yàn),多年培訓(xùn)行業(yè)經(jīng)驗(yàn),總培訓(xùn)課時(shí)10000余課時(shí)。擅長培訓(xùn)體系建設(shè)、團(tuán)隊(duì)素質(zhì)訓(xùn)練、管理技能課程、戰(zhàn)略績效薪酬管理。授課風(fēng)格:老師的授課風(fēng)格輕松活潑,幽默風(fēng)趣,善于引導(dǎo)學(xué)員通過實(shí)際案例來加深對課題的認(rèn)識和理解,并能充分調(diào)動(dòng)學(xué)員的情緒。在授課的過程中注意解決學(xué)員實(shí)際工作中所遇到的問題,給予實(shí)用的工具和方法。
培訓(xùn)形式:現(xiàn)場體驗(yàn)教學(xué)+實(shí)戰(zhàn)教練指導(dǎo)+經(jīng)典案例分析+實(shí)用工具方法+輕松幽默風(fēng)趣+師生互動(dòng)升華=現(xiàn)場教練
服務(wù)過的客戶:上海汽車集團(tuán)、寶鋼集團(tuán)、華東電網(wǎng)、中國石化、太原一建、新華傳媒、晨光文具、平安保險(xiǎn)、中國人壽、太平洋人壽、安邦財(cái)險(xiǎn)、安侯保代、中國農(nóng)行、中國建行、中國移動(dòng)、中國聯(lián)通、奧達(dá)科金屬制品、浙江商訊、江蘇汽配、華鼎集團(tuán)、利豐集團(tuán)、美都教育、浙江綠野汽車等。
開發(fā)與講授的課程:
精益人力資源管理類:《企業(yè)培訓(xùn)體系建設(shè)與培訓(xùn)管理》、《企業(yè)培訓(xùn)師培訓(xùn)(TTT)》、《全面績效管理及實(shí)施》、《全面薪酬管理策略及實(shí)務(wù)》、《非人力資源經(jīng)理的人力資源管理》、《年度培訓(xùn)計(jì)劃制訂實(shí)用工具與方法》、《企業(yè)人全面職業(yè)生涯規(guī)劃》、《高效招募選材體系實(shí)務(wù)》、《人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃與企業(yè)預(yù)算》、《全面戰(zhàn)略人力資源審計(jì)》、《戰(zhàn)略勞動(dòng)關(guān)系管理》
職業(yè)素質(zhì)類:《職業(yè)化團(tuán)隊(duì)與高效執(zhí)行力提升訓(xùn)練》、《高效會議管理》、《高效時(shí)間管理》、《高效目標(biāo)管理》、《咨詢式問題解決方法》、《跨部門溝通管理》、《職業(yè)化五項(xiàng)修煉》、《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》、《打造卓越執(zhí)行力》、《制造業(yè)中高層干部素質(zhì)訓(xùn)練》
營銷銷售類:《從銷售骨干走向管理高手》、《高績效狼性營銷團(tuán)隊(duì)打造》、《狼性銷售團(tuán)隊(duì)建設(shè)及考核》、《實(shí)效銷售過程管理技能訓(xùn)練營》、《高績效渠道開發(fā)及維護(hù)》、《顧問式銷售》、《電話銷售技巧訓(xùn)練》
培訓(xùn)理念:致力于通過訓(xùn)練來提升企業(yè)管理人員和員工的綜合素質(zhì),使培訓(xùn)成為提升企業(yè)績效、實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的核動(dòng)力。
客戶評價(jià):楊老師的課程,內(nèi)容貼近實(shí)際,語言風(fēng)趣幽默,深入淺出,培訓(xùn)方式靈活多樣,從學(xué)員的角度進(jìn)行啟發(fā)和思考,有效的將所學(xué)運(yùn)用到實(shí)際工作中去。能幫助學(xué)員快速提高能力,能幫助企業(yè)快速提升市場競爭力。
本課程可以提供內(nèi)訓(xùn),查看培訓(xùn)師詳細(xì)信息
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