《高效會議管理技巧》課程大綱
【課程目標(biāo)】:
a、“會議”有兩個字“會”+“議”;所謂會者:當(dāng)然是大家“會聚成團”,而所謂“議”者,當(dāng)是“討論、商議”之意了!在現(xiàn)代的企業(yè)中,我們的會議卻往往成為了“大會”,所謂“大會”者,就不知道該如何做注解了?
b、不知道我們是否注意,我們的會議,主席臺越來越大,發(fā)言人的位置越來越偏,現(xiàn)在發(fā)言者的位置不僅僅到了主席臺的兩側(cè),而且發(fā)展成為在主席臺的臺階之下了!會議的“焦點”似乎應(yīng)該在所“議”之事上,發(fā)言人應(yīng)該是會議的主導(dǎo)力量,可惜……
c、不知道從什么時間開始,我們的會議有與會者有了“全體記錄”的習(xí)慣了,對于一些“傳達大會”倒是不稀奇,對于那些“議事之會”這種現(xiàn)象就有些奇怪了。我們的與會人員手中掌握的應(yīng)該是早已成文的“自家之言”;何以“議”后卻滿紙都是“他家的一家之言”?
【課程大綱】:
第一章:中國會議管理之現(xiàn)狀及繆誤
第一節(jié):如果大部分的中國人到最后只剩下會做一個工作的話,那么一定是會“開會”,這是十多年前,一位國外的企業(yè)家對中國企業(yè)管理者“會議泛濫”的無奈批評。但是,細(xì)想之下,中國的會議數(shù)量倒是不少,但如果僅僅憑借數(shù)量多就可以稱之為“懂開會”卻是有些“言過其實”了。
“會”有“大會”和“會議”以及“議會”之分;
會議的主要目的是為了“議”,否則就不是會議了,而是“培訓(xùn)”或者“通報”或者
“動員大會”了;
會議的本意是“集眾家之長”而后形成統(tǒng)一意見,而不是先形成一個意見而后在“會
議”上取得“統(tǒng)一”!
……
第二節(jié):這些,在座諸公應(yīng)該是有深刻體會的,這些幾乎成為了會議的“基礎(chǔ)品質(zhì)”。究竟是什么造就了 “會議”的這些品質(zhì)?
紀(jì)律渙散
士氣低落
離題萬里
漠不關(guān)心
節(jié)奏拖拉
時間冗長
第二章:有效的利用會議
會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂,相互碰撞,從而產(chǎn)生“金點子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。
所以我們需要確定的第一問題是“你需要開會嗎?”
你需要開會嗎?
——會議是需要成本的,動不動就開會是一個不好的習(xí)慣。
明確我們開會的基本目的是什么?
——“會議”或者“大會”或者“議會”或者“會會”而已?
根據(jù)我們的目的確定會議的類型。
會議的基本類型和目的
非正式會議
——非正式會議名為“非正式”,但是卻能起到“正式”不能發(fā)揮之功效。
正式會議
會議的目的應(yīng)該提前公告
防止會議離題萬里。
第二章:會議準(zhǔn)備
會議準(zhǔn)備幾乎是會議是否成功的最決定性的因素,我們許多的企業(yè)會采用“緊急通知”或者“臨時通知”的形式來召集與會人員,這種做法,往往會使得大多數(shù)與會人員“丈二和尚摸不著頭腦”。
“民可使由之,不可使知之”對于會議管理是絕對行不通的。會議的效率會因此大打折扣。
會議準(zhǔn)備
確定會議的議題
——“議題”是“會議”的靈魂,參加會議的是人,但會議的核心卻絕對不是人,會議的議題
比會議的形式重要。
確定與會人員
——人員確定以“議事”為目的,不是級別越高越好,不是人越多越好,更不是
邀請與會者
準(zhǔn)備議程
確定地點
安排座位
——中國是一個論資排輩的民族,我們尊重傳統(tǒng),但是不要弱化甚至降低發(fā)言者在會議中的
重要地位。
準(zhǔn)備會議用品
第三章 出席會議
會議的過程,應(yīng)該是一個熱烈討論和思想碰撞的過程,我們由“會上不講,會后亂講”的不好習(xí)慣。這是民族特性所使然,也是會議組織者的問題。會上可以亂講,但是會后就一定只有一個聲音,一個思想才是成功的會議。
會議的安排和流程應(yīng)該是以與會者能夠積極參與基本前提
——“我今天要講的由十個問題,每個問題分為五個部分,每個部分有八個方面,每個方面有
七個小點…….”這種長期霸占會議時間的“會霸”不能在會議上出現(xiàn),只能在“學(xué)習(xí)
會”上使用。
外表與講話
傾聽發(fā)言
——傾聽的目的是為了自己的發(fā)言,傾聽的目的是為了了解對方于我得觀點的異同,這樣說著
才會“暢所欲言”,聽者才會“細(xì)心聆聽”。否則就只有“事不關(guān)己、高高掛起”的
了。
處理問題
做備忘錄
其他與會技巧——提高效率是我們的基本目的
第四章 會議規(guī)范
第一節(jié)會議規(guī)范包含3個部分:會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議紀(jì)律
會議時間安排的規(guī)范
——會議的時間是大家的,是與會者全體的,誰都不引該浪費會議時間。
固定的會議流程規(guī)范
——固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點,一個中心是指整個會議的議程;兩
個基本點是指會議的一頭一尾,即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤,這兩個基本點
是最容易被忽視的。但是,它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。
會議紀(jì)律
——會議規(guī)范是指大家達成共識的會議守則
第二節(jié) 會議決議
沒有決議的會議只有兩種情況:
a、 不是“會議”
b、 失敗“會議”
“會而不議”或“議而不決”或“決而不行”或“行而不果”或“果而不驗”或“驗而不糾”或
“糾而不改”都是不對的
第五章 主持會議
會議的主持是一個關(guān)鍵的崗位,這個崗位能夠為會議的成功起到極大的促進作用。
主持會議者應(yīng)當(dāng)具備的品質(zhì)
了解職責(zé)
研究出席者
掌握會議節(jié)奏
控制會議
維持秩序
結(jié)束會議
運用正規(guī)程序
解決正式會議上的問題
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高效會議管理培訓(xùn)、
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